Assistenz Tagungsorganisation (m/w/d) im Projekt „Zivilgesellschaftsforum Berliner Prozess 2024“

Wir suchen vom 1. April 2024 bis 31. Juli 2025 eine/n Assistenz Tagungsorganisation (m/w/d) in Entgeltgruppe: 4 TVöD (Bund) - in Teilzeit (20 Stunden).

Aufgaben:

Zu Ihren Aufgaben gehören 

  • Unterstützung der Projektleitung bei der Organisation des Civil Society Forum 2024 im Rahmen des Berliner Prozesses 
  • Recherche von Tagungsräumlichkeiten, Konferenztechnik und Catering; Einholen und Vergleich von Angeboten 
  • Korrespondenz und Kommunikation mit Partnern und Dienstleistern
  • die Mitarbeit bei der Erstellung von Tagungsprogrammen und Tagungsunterlagen
  • Korrektur und Bearbeitung von Texten und Beiträgen für Website und Newsletter
  • die Mitarbeit bei Reiseorganisation und Betreuung der Teilnehmenden 
  • die Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung (vor Ort) von zwei internationalen Konferenzen und einem Workshop im Rahmen des Berliner Prozesses (zweimal in Berlin, einmal in der Region)

Anforderungen:

  • Sie haben eine kaufmännische oder Verwaltungsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen und/oder entsprechende Berufserfahrungen.
  • Sie sind sicher im Umgang mit Office-Programmen wie Word, Excel, Outlook, Powerpoint sowie anderen gängigen Anwendungen. Kenntnisse im Bereich Social Media sind von Vorteil.
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse des Deutschen und Englischen in Wort und Schrift.  
  • Sie besitzen Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Flexibilität, die Fähigkeit zu selbständiger Arbeit, Teamfähigkeit und haben ein freundliches, serviceorientiertes und sicheres Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen.
  • Sie arbeiten gern in einem internationalen Umfeld (Politik, Medien, Wirtschaft und Wissenschaft) und sind auch in begrenztem Umfang zu Dienstreisen bereit.

Wir bieten:

  • ein befristetes Beschäftigungsverhältnis (Entgeltgruppe TVöD E 4 (Bund)) in Teilzeit (20 Wochenstunden) (ca. 1.400,00 Euro brutto)
  • 30 Tage Urlaub, Freizeitausgleich für geleistete Überstunden, 24.12. und 31.12. als arbeitsfreie Tage,
  • ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit zum selbstständigen Arbeiten, 
  • einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in München, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, 
  • eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kleinen Team. 

Schwerbehinderte Bewerber / Bewerberinnen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt.

Bewerbungsadresse:

Die vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Motivationsschreiben) senden Sie bitte bis spätestens 15.03.2024 mit dem Betreff „Bewerbung Assistenz Tagungsorganisation“ ausschließlich per E-Mail an Dr. Christian Hagemann, hagemann@sogde.org